Objet et portée
Les présentes conditions de traitement des données font partie des Conditions d’utilisation. Elles s’appliquent lorsque SlideMind traite des renseignements personnels pour le compte d’un client au moyen des espaces de travail de ce client (les « renseignements du client »). Elles constituent le mandat écrit entre le client et SlideMind exigé par la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec, et elles servent la même fin au regard de toute autre loi sur la protection des renseignements personnels qui s’applique au client.
Une entente de traitement des données signée séparément avec SlideMind l’emporte sur les présentes conditions pour les points qu’elle vise.
Rôles
Le client, c’est-à-dire l’organisation ou le professionnel titulaire du compte, est responsable des renseignements du client : il décide de ce qui est recueilli, à quelles fins et pour combien de temps. SlideMind agit comme son fournisseur de services et ne traite les renseignements du client que pour son compte.
SlideMind est responsable, pour son propre compte, des renseignements nécessaires à l’exploitation de son entreprise, comme les renseignements de compte, de facturation, de sécurité et de soutien, décrits dans la Politique de confidentialité.
Renseignements visés
Selon la façon dont le client configure ses activités, les renseignements du client peuvent comprendre :
- les identifiants d’apprenants transmis par un cours ou une plateforme d’apprentissage ;
- les valeurs enregistrées pour chaque apprenant, comme des réponses, des résultats, des rôles, des objectifs ou des réflexions, et, lorsqu’une activité est configurée pour les enregistrer, ses conversations avec l’IA ou leurs résumés ;
- les messages que les apprenants envoient dans les activités d’IA, et les renseignements que l’activité est configurée pour inclure dans ses requêtes d’IA ;
- le texte des documents de référence, lorsqu’il contient des renseignements personnels ;
- les renseignements techniques consignés avec chaque requête, comme l’adresse IP et le site Web d’où provient la requête.
Les personnes concernées sont surtout les apprenants du client, ainsi que les membres de ses espaces de travail.
Traitement selon les instructions
SlideMind ne traite les renseignements du client que pour fournir le service décrit dans les Conditions d’utilisation. Les instructions du client sont ces conditions, la configuration de ses espaces de travail et de ses activités, et toute autre instruction écrite qu’il nous donne et que le service permet d’exécuter.
SlideMind n’utilise pas les renseignements du client à ses propres fins, ne les vend pas, ne les utilise pas à des fins publicitaires et ne les utilise pas pour entraîner des modèles d’IA. Si la loi oblige SlideMind à traiter les renseignements du client autrement, nous en informons d’abord le client, sauf si la loi l’interdit.
Confidentialité
Seules les personnes qui exploitent le service, offrent le soutien ou s’occupent de nos obligations légales peuvent accéder aux renseignements du client, seulement lorsque leurs fonctions l’exigent, et elles sont tenues à la confidentialité. Dans le portail SlideMind, seuls les propriétaires d’un espace de travail peuvent ouvrir les valeurs enregistrées d’un apprenant, et chaque consultation est consignée dans le journal d’activité de l’espace de travail.
Mesures de sécurité
SlideMind applique des mesures de sécurité adaptées à la sensibilité des renseignements du client, notamment :
- le chiffrement de toutes les connexions ;
- le chiffrement au repos des identifiants d’apprenants, des valeurs enregistrées des apprenants et des clés d’API de fournisseur, avec une clé distincte pour chaque espace de travail ;
- l’isolement des données de chaque espace de travail dans la base de données ;
- des sauvegardes chiffrées dont la clé de déchiffrement n’est pas conservée sur le serveur de production ;
- des limites de fréquence et une surveillance des routes publiques qu’utilisent les cours ;
- des accès limités à ce que chaque tâche exige, et protégés par une authentification à deux facteurs pour l’administration du service.
Fournisseurs de services
Le client autorise SlideMind à faire appel aux fournisseurs de services énumérés dans la Politique de confidentialité pour traiter les renseignements du client. SlideMind oblige chacun d’eux par contrat à protéger les renseignements qu’il reçoit, à ne les utiliser que pour fournir son service et à appliquer des mesures de sécurité adaptées à leur sensibilité.
Nous annonçons au moins 30 jours à l’avance, par courriel aux propriétaires de comptes et dans la Politique de confidentialité, tout nouveau fournisseur de services qui recevra des renseignements du client. Un client qui s’y oppose pour un motif sérieux peut nous en aviser avant la prise d’effet du changement. Si nous ne pouvons pas proposer de solution, le client peut mettre fin à son abonnement avant la prise d’effet du changement et obtenir le remboursement, au prorata, de la partie non utilisée de son abonnement et de ses crédits achetés non utilisés.
Lorsqu’un espace de travail utilise ses propres clés d’API de fournisseur d’IA, ce fournisseur agit en vertu du contrat propre du client avec lui et n’est pas un fournisseur de services de SlideMind.
Communication à l’extérieur du Québec
L’application, sa base de données et ses sauvegardes chiffrées sont hébergées au Québec. Certains fournisseurs de services traitent des renseignements du client à l’extérieur du Québec, notamment des fournisseurs d’IA aux États-Unis. Avant de communiquer des renseignements du client à l’extérieur du Québec, SlideMind évalue la protection dont ils bénéficieront, en tenant compte notamment de leur sensibilité, des fins de leur utilisation, des mesures de protection qui s’appliqueront et du régime juridique applicable là où ils seront traités. Un résumé de cette évaluation est offert aux clients sur demande.
Assistance au client
La console permet au propriétaire de l’espace de travail de trouver, consulter, exporter et supprimer les renseignements enregistrés d’un apprenant, et de fixer les durées de conservation de la mémoire des apprenants et des journaux d’interactions. Si SlideMind reçoit d’une personne une demande concernant des renseignements du client, nous la transmettons sans délai au client et n’y répondons pas nous-mêmes, sauf si le client nous le demande.
SlideMind fournit au client les renseignements dont il a raisonnablement besoin pour remplir ses propres obligations, par exemple répondre à la demande d’une personne, réaliser une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée ou répondre à un questionnaire de sécurité.
Incidents de confidentialité
Si SlideMind a connaissance d’un incident de confidentialité touchant des renseignements du client, nous en avisons le client avec diligence, et au plus tard dans les 72 heures, avec les renseignements disponibles à ce moment. Nous prenons des mesures raisonnables pour diminuer les risques de préjudice et éviter de nouveaux incidents, tenons un registre des incidents et collaborons avec le client pour lui permettre d’évaluer le risque et d’aviser, s’il y a lieu, les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information.
Conservation, restitution et suppression
Les renseignements du client sont conservés selon les durées de conservation que fixe le client et celles décrites dans la Politique de confidentialité. Le propriétaire de l’espace de travail peut exporter les renseignements du client en tout temps depuis la console.
Lorsqu’un espace de travail est supprimé, ou lorsque le client ferme son compte, les renseignements du client sont supprimés définitivement au terme de la période de récupération de 30 jours décrite dans les Conditions d’utilisation, puis disparaissent des sauvegardes dans un délai de 30 jours. Sur demande, SlideMind confirme par écrit que la suppression a été effectuée. Les renseignements qu’un fournisseur de services a déjà reçus suivent les règles de conservation de ce fournisseur, comme le décrit la Politique de confidentialité.
Renseignements et vérifications
SlideMind fournit sur demande les renseignements raisonnablement nécessaires pour démontrer qu’elle respecte les présentes conditions, comme une description de ses mesures de sécurité et des réponses à un questionnaire de sécurité. Les vérifications sur place ne sont offertes qu’en vertu d’une entente distincte.
Obligations du client
Il revient au client :
- de ne recueillir que les renseignements sur les apprenants dont ses activités ont besoin et d’avoir un fondement légal pour le faire ;
- d’informer les apprenants, notamment qu’une activité utilise l’IA et ce qu’elle enregistre, et d’obtenir les consentements requis, y compris celui du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur pour un apprenant de moins de 14 ans ;
- de choisir des identifiants d’apprenants adaptés à ses activités, en sachant qu’une adresse courriel identifie directement une personne ;
- de fixer des durées de conservation adaptées à ses fins ;
- de ne pas demander aux apprenants des renseignements sensibles dont ses activités n’ont pas besoin.
Responsabilité
Les limites de responsabilité des Conditions d’utilisation s’appliquent aux présentes conditions. En matière de protection des renseignements, les présentes conditions l’emportent sur toute autre disposition des Conditions d’utilisation.
Technologies SlideMind
Entreprise individuelle de David Guillemette
Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : 2270629407
3891 rue Ethel
Montréal, Québec H4G 1S2
Canada
Téléphone : 514 688-6205
Responsable de la protection des renseignements personnels : David Guillemette, privacy@slidemind.app
Soutien à la clientèle : support@slidemind.app
Renseignements généraux : info@slidemind.app ou le formulaire de contact