Responsabilités
David Guillemette, entrepreneur individuel faisant affaire sous le nom de Technologies SlideMind (« SlideMind », « nous »), exploite SlideMind depuis Montréal, au Québec. La présente politique explique comment nous traitons les renseignements personnels sur notre site Web, dans l’application SlideMind et dans les activités d’apprentissage qui y sont connectées.
Nous décidons de l’utilisation des renseignements liés aux comptes, à la facturation, à la sécurité et au soutien, nécessaires au fonctionnement de notre service. Les renseignements sur les apprenants obéissent à une autre logique : l’organisation qui offre une formation décide de ce qui est recueilli et dans quel but. SlideMind traite ces renseignements pour le compte de cette organisation et selon ses instructions.
Si votre question concerne une formation que vous suivez, adressez-vous d’abord à l’organisation qui l’offre. Nous l’aiderons à vous répondre, et vous pouvez aussi écrire directement à notre responsable de la protection des renseignements personnels.
Visite de notre site
Notre site Web est hébergé par Cloudflare. Pour afficher les pages et protéger le site contre les abus, Cloudflare traite des renseignements techniques comme votre adresse IP, votre navigateur et la page demandée. Nos polices et nos images sont servies depuis notre propre domaine.
Les démonstrations fonctionnent entièrement dans votre navigateur. Ce que vous y saisissez n’est transmis ni à SlideMind ni à un fournisseur d’IA, et disparaît lorsque vous rechargez la page.
Avec votre consentement, nous utilisons Google Analytics pour comprendre l’utilisation du site. Nous transmettons l’adresse de la page sans ses paramètres de requête, le site de provenance, la langue et quelques actions, comme le début ou la fin d’une démonstration. Nous ne transmettons jamais ce que vous saisissez dans une démonstration, ni votre nom, ni votre adresse courriel. Les fonctions publicitaires de Google sont désactivées.
Votre choix est enregistré dans votre navigateur pendant 180 jours. Si vous acceptez, Google Analytics dépose des témoins d’une durée maximale de 180 jours. Vous pouvez modifier votre choix en tout temps grâce au lien Préférences de mesure d’audience, au bas de chaque page. Le retrait du consentement met fin à la collecte et supprime ces témoins, mais n’efface pas les données déjà reçues par Google.
Lorsque vous utilisez notre formulaire de contact, nous recevons votre nom, votre adresse courriel, votre organisation si vous l’indiquez, le sujet et votre message. Cloudflare Turnstile vérifie que la demande n’est pas automatisée, et le message nous parvient par courriel au moyen de Mailtrap. Nous utilisons ces renseignements uniquement pour vous répondre.
Comptes, facturation et soutien
Pour créer et protéger votre compte, nous utilisons votre nom, votre adresse courriel, votre mot de passe, vos paramètres d’authentification à deux facteurs, ainsi que vos appartenances et rôles dans les espaces de travail. Les mots de passe sont conservés uniquement sous forme hachée. Nous conservons aussi des registres de sécurité, comme les sessions actives et un journal des actions sensibles indiquant l’adresse IP et le navigateur utilisés, afin de protéger les comptes et d’enquêter sur les abus.
Un espace de travail contient ce que ses membres y ajoutent : formations, diapositives, instructions pour l’IA, variables et paramètres. Les clés API de fournisseurs d’IA enregistrées dans un espace de travail sont chiffrées et servent uniquement à appeler le fournisseur auquel elles appartiennent.
Les paiements sont traités par Stripe. Nous recevons le détail de chaque transaction et les renseignements nécessaires pour vous facturer et calculer les taxes, comme le nom d’une organisation, une adresse de facturation et, le cas échéant, un numéro de taxe. Stripe traite les données de votre carte ; nous ne les voyons ni ne les conservons jamais.
Lorsque vous demandez de l’aide, depuis l’application ou par courriel, nous recevons votre message, les captures d’écran jointes et des renseignements techniques comme votre espace de travail, votre forfait et la page consultée. Les demandes de soutien nous sont transmises par courriel au moyen de Mailtrap et conservées dans notre boîte de soutien. N’y incluez aucun mot de passe, aucune clé API ni aucun dossier d’apprenant.
Nous envoyons les courriels nécessaires au service : invitations, messages de connexion et de sécurité, reçus, alertes d’utilisation et avis concernant le service. Nous n’envoyons aucun courriel promotionnel sans votre consentement.
Renseignements sur les apprenants
Une formation connectée à SlideMind peut transmettre un identifiant d’apprenant, les réponses de l’apprenant et des variables choisies, comme un rôle, un objectif d’apprentissage, un résultat ou une réflexion. L’organisation qui offre la formation choisit ce qui est recueilli, où ces renseignements peuvent être réutilisés et combien de temps ils sont conservés.
L’identifiant d’apprenant est celui que choisit l’organisation : un identifiant de sa plateforme d’apprentissage, un autre code ou une adresse courriel. SlideMind ne le rapproche d’aucun autre système, mais il n’est pas anonyme pour autant. Une adresse courriel, par exemple, identifie directement une personne.
Les identifiants d’apprenants et les valeurs enregistrées sont chiffrés dans notre base de données, avec une clé distincte pour chaque espace de travail. Les formations ne peuvent réutiliser que les valeurs enregistrées que l’organisation a choisies, et ces requêtes sont limitées et surveillées. Dans le portail SlideMind, seuls les propriétaires de l’espace peuvent consulter les valeurs enregistrées d’un apprenant, et chaque consultation est consignée.
Il revient à l’organisation d’informer ses apprenants, d’obtenir les consentements requis et de ne recueillir que ce dont ses activités ont besoin. Le propriétaire de l’espace de travail peut consulter, exporter et supprimer en tout temps les renseignements enregistrés sur un apprenant.
SlideMind est conçu pour la formation professionnelle et la formation des adultes. Une organisation qui l’utilise auprès d’apprenants de moins de 14 ans doit d’abord obtenir le consentement du titulaire de l’autorité parentale ou du tuteur, comme l’exige la loi québécoise.
SlideMind ne prend aucune décision concernant les apprenants. Une organisation qui utilise des réponses de l’IA pour prendre une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé doit en informer les apprenants concernés, comme l’exige la loi.
Lorsqu’une activité utilise l’IA
Lorsqu’une activité fait appel à l’IA, SlideMind transmet au fournisseur les instructions configurées pour cette activité, le message actuel de l’apprenant et les renseignements enregistrés que l’activité est configurée pour inclure. Une activité qui ne fait qu’enregistrer ou récupérer des renseignements n’appelle aucun fournisseur d’IA.
Chaque requête d’IA est aussi inscrite dans les journaux d’interaction de l’espace de travail, avec le modèle utilisé, son coût et sa durée, le site Web qui a envoyé la requête et l’adresse IP de l’apprenant. Ces journaux ne contiennent ni les réponses de l’apprenant, ni celles de l’IA, ni l’identifiant de l’apprenant.
SlideMind n’utilise ni votre contenu ni les renseignements sur vos apprenants pour entraîner des modèles d’IA. Avec les crédits SlideMind, les requêtes passent par OpenRouter vers des services d’IA payants dont les conditions excluent l’entraînement sur ce contenu. Nous revérifions ces conditions chaque fois que nous modifions les modèles offerts.
Exclure l’entraînement ne signifie pas que rien n’est conservé. Les fournisseurs peuvent conserver les requêtes pendant une période limitée, à des fins de sécurité et de détection des abus, selon leurs propres conditions. Ces périodes varient selon le fournisseur et le service. Les politiques des principaux fournisseurs sont résumées ici :
Si un espace de travail utilise ses propres clés API, les requêtes sont transmises directement à ce compte fournisseur, et l’entente et les paramètres convenus avec ce fournisseur s’appliquent.
Fournisseurs de services et lieux de traitement
Notre application, sa base de données et ses sauvegardes chiffrées sont hébergées par OVHcloud à Beauharnois, au Québec. Certains des fournisseurs ci-dessous traitent des renseignements à l’extérieur du Québec, notamment aux États-Unis et dans l’Union européenne. Avant de leur confier des renseignements personnels, nous évaluons la protection dont ceux-ci bénéficieront et engageons ces fournisseurs par contrat à les protéger.
- OVHcloud : hébergement de l’application, base de données et sauvegardes, au Québec.
- Cloudflare : hébergement du site Web et protection contre les requêtes automatisées.
- Stripe : paiements, facturation et taxes.
- OpenRouter et fournisseurs de modèles d’IA : traitement des requêtes d’IA effectuées avec les crédits SlideMind.
- Mailtrap : acheminement des courriels du service, des messages de contact et des demandes de soutien.
- Sentry : surveillance des erreurs, dans l’Union européenne. Les identifiants d’apprenants, le contenu des requêtes et les secrets sont retirés avant qu’une erreur soit signalée.
- Better Stack : surveillance de la disponibilité. Aucun contenu client ne lui est transmis.
- Google : mesure d’audience du site Web, uniquement avec votre consentement.
Nous ne vendons aucun renseignement personnel et n’en communiquons aucun à des fins publicitaires.
Sécurité et accès
Les renseignements sont chiffrés en transit. Les renseignements sur les apprenants, leurs identifiants et les clés API enregistrées sont aussi chiffrés au repos, et les données de chaque espace de travail sont isolées dans la base de données.
Au sein de SlideMind, seules les personnes qui exploitent le service, offrent le soutien ou s’occupent de nos obligations légales peuvent accéder aux renseignements personnels, et uniquement lorsque leurs fonctions l’exigent. Nous ne consultons le contenu d’un espace de travail ou les renseignements sur ses apprenants que pour fournir le soutien que vous demandez, protéger le service ou respecter la loi.
Si un incident de confidentialité présente un risque de préjudice sérieux, nous en avisons les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information, comme l’exige la loi. Lorsqu’un incident touche des renseignements sur des apprenants, nous en informons sans délai l’organisation qui en est responsable.
Conservation et suppression
Nous conservons les renseignements personnels uniquement le temps nécessaire aux fins décrites dans la présente politique ou pour respecter une obligation légale.
- Renseignements enregistrés sur les apprenants : conservés jusqu’à leur suppression par l’espace de travail ou jusqu’à la fin de la période de conservation fixée par son propriétaire, calculée à partir de la dernière mise à jour. Par défaut, ils n’expirent pas automatiquement.
- Journaux d’interaction : 90 jours par défaut. Le propriétaire de l’espace de travail peut modifier cette période.
- Versions antérieures des diapositives : 15 ou 90 jours, selon le forfait.
- Espace de travail supprimé ou compte fermé : période de récupération de 30 jours, avec accès en lecture seule et exportation, suivie d’une suppression définitive.
- Dossiers de facturation : conservés pendant la période exigée par les lois fiscales et comptables. Le registre de l’utilisation prépayée est anonymisé lorsque son espace de travail est supprimé.
- Registres de sécurité : conservés tant que l’espace de travail existe et supprimés avec lui.
- Messages de contact et de soutien : conservés au plus deux ans après le dernier échange.
- Sauvegardes : effectuées toutes les six heures, chiffrées et conservées 30 jours. Les renseignements supprimés disparaissent donc des sauvegardes dans un délai de 30 jours. Si une sauvegarde devait être restaurée, les suppressions effectuées depuis seraient appliquées de nouveau.
Vous pouvez nous demander de supprimer vos renseignements sans attendre la fin de ces périodes. Nous les supprimons alors de nos systèmes actifs dans un délai de 30 jours, sauf si la loi nous oblige à les conserver. Les renseignements déjà reçus par un fournisseur de services suivent les règles de conservation de ce fournisseur.
Vos droits et vos plaintes
Vous pouvez demander si nous détenons des renseignements personnels à votre sujet, y accéder, les faire rectifier ou supprimer, et en obtenir une copie dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Vous pouvez aussi retirer votre consentement, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles, et exercer les autres droits prévus par la loi.
Transmettez votre demande ou votre plainte à notre responsable de la protection des renseignements personnels. Nous pouvons vous demander des renseignements pour confirmer votre identité, et nous répondons dans un délai de 30 jours. Si nous ne pouvons pas donner suite à une demande, nous vous expliquons pourquoi et vous indiquons comment contester la décision.
Si la demande concerne une formation, nous la transmettons à l’organisation responsable ou l’aidons à y répondre, puisque c’est elle qui décide de l’utilisation des renseignements sur ses apprenants.
Si notre réponse ne vous satisfait pas, vous pouvez porter plainte auprès de l’autorité québécoise de protection des renseignements personnels :
Commission d’accès à l’information du Québec
Technologies SlideMind
Entreprise individuelle de David Guillemette
Numéro d’entreprise du Québec (NEQ) : 2270629407
3891 rue Ethel
Montréal, Québec H4G 1S2
Canada
Responsable de la protection des renseignements personnels : privacy@slidemind.app
Soutien à la clientèle : support@slidemind.app
Renseignements généraux : info@slidemind.app ou le formulaire de contact
Modifications de la politique
Nous mettons cette politique à jour lorsque nos pratiques changent. La date en haut de la page indique la version en vigueur, et les versions antérieures sont disponibles sur demande. Nous avisons les titulaires de compte des modifications importantes par courriel ou dans l’application avant leur entrée en vigueur, et demandons de nouveau leur consentement lorsque la loi l’exige.